食品業界システム導入事例：和洋食料理の冠婚葬祭ケータリングサービス｜株式会社イズミ産業様　システム導入事例

手作業だった、煩雑な請求管理をシステム化
アイルと他社の違いは、知識と信頼関係の深さ

導入の背景

３人がかりの請求管理が課題

寿司をはじめ、和洋食料理の冠婚葬祭ケータリングサービスを行うイズミ産業は、1974年の設立。2011年に移転した横浜本社内には、9部屋の宴会場を備える。気品ある空間と心のこもった料理で、顧客の大切な場面に“おもてなし”の心を伝えている。

基幹システムの入れ替えを検討し始めたのは、2010年の夏。それまで使用していたシステムが10年目の更新時期となったことがきっかけだった。以前のシステムは請求管理ができず、請求書の作成や未回収管理、元帳作成も手書きで行っていた。経理担当者4のうち、3名が請求管理に追われる状況で、「なんとかして請求管理をシステム化したかった」と安江常務取締役は振り返る。

以前のシステム会社と、もう1社別のシステム会社で新システムを選定していたところ、たまたまアイルの営業担当者から案内され、「アラジンオフィス」を知ったという。

求めたのは、業界特有の業務に対応でき、会計ソフトと連携可能なシステム

システムの選定にあたり、要望に対応することができる機能性とコスト、アフターフォローの充実を重視した。別会社の会計ソフトも使用していたため、売上管理と会計ソフトを連携させられるかどうかもポイントだった。

イズミ産業の業務は、配達先ごとに請求書の内容や出力方法が異なるなど、通常のパッケージソフトでは補えない部分が多い。しかし、アイルは仕出し弁当（ケータリング）業向けシステムの開発・導入実績があり、配達先ごとに異なる管理方法にも柔軟に対応することができる。 コストを抑えて要望を実現させられることが決め手となり、2011年3月に導入。結果的に、以前のシステム会社に提示された約半分のコストで、システムを構築することができたという。

導入の効果

特殊な業務でありながら、手作業を3割以上削減

請求管理をシステム化できたことで、請求書は人員を要さずに素早く発行することができるようになった。以前は手書きだった得意先の住所や売上・請求金額などは、システムに一度登録すれば自動で反映され発行が可能で、大幅に作業が迅速化した。「アラジンオフィス」と会計ソフトの連携も実現。以前は基幹システムに入力後、会計ソフトにも入力する二度手間が発生していたが、一本化できたことで作業時間を短縮することができた。

手書きだった受注表と配車表もシステムでの出力が可能になり、転記作業を4回から1回に削減することができた。以前は発生しやすかったミスを防げているという。

安江常務は「以前はシステムを導入していながら、8割の業務が手作業だった。『アラジンオフィス』を導入後は5割以下になった」と話す。さらなる効率化を図るため、担当者2名でシステム1台としていたところ、各自に1台となるよう台数を増やした。現在は「アラジンオフィス」がなければ仕事にならないという。

他社との違い

信頼を寄せるアイル担当者には、気軽に相談や要望を言える

10年利用した以前のシステム会社とアイルの決定的な違いは、対応面にあると安江常務は話す。以前のシステム会社は営業担当者にシステムの細かい知識がなく、担当のシステムエンジニアも頻繁に交代した。「システムの機能については質問できても、具体的な業務の話はできなかった」と安江常務。アイルは営業担当者も、エンジニアと同等にシステムの知識を持つ。企業ごとの業務をしっかり把握した上で、最適な課題解決法を提案している。

安江常務は担当のエンジニアについても「不明点を聞くと、背景を理解した上で詳細に説明してもらえる」と話す。「時にはシステムの打ち合わせに熱が入り、お互いに言い合うこともあった。でもそういう関係性は大切だと思う」と笑顔で振り返る。深い信頼関係のもと、現在はアイル担当者と細かく打ち合わせを重ね、より効率を上げるためのカスタマイズを進めている。

今後の展開

豊富なデータの活用と、さらなる業務の効率化を目指す

「アラジンオフィス」では得意先や商品ごとの実績に加え、日別・月別集計、月別推移や前年対比別など多方面からデータの参照が可能。今後は過去の顧客データを、四十九日や一周忌などの法要、法事の案内に活用したいと考えている。また、営業担当者にシステムの活用を浸透させ、データを持て余すことなく戦略考案に活かしていく方針だ。

業界では、ここ数年でより厳密な食の安全管理が必須となった。工場の安全性や衛生面で得意先に安心感を与えたいと考えたことが、横浜本社移転の背景にあったという。安江常務は、「新本社で食に関する事故を絶対的に防ぎ、万全の安全性をPRしていく」と力強く語る。安全を第一に、顧客の心に寄り添うまごころを提供するイズミ産業。その裏では、よりスピーディーな業務を目指し、今後もアイル担当者と二人三脚で「アラジンオフィス」を最大限に活用していく。

2013年2月25日/食品産業新聞にて掲載

※記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。