鉄鋼・非鉄業導入事例：特殊鋼・産業装置販売｜キリンスチール株式会社様　システム導入事例

ミルシート管理と工程管理をシステム化。
得意先の多様化する要望に、素早く対応可能に。

導入の背景

アイルの鉄鋼業の視点に立った提案により、「成果は倍、コストは半分に」。

プレハードン（プリハードン）素材をメインに、特殊鋼を取り扱うキリンスチール。ドリルをはじめとした切削工具・工作機械や産業ロボットなどの大手メーカー、不二越の特約店で、素材の卸売とともに加工販売も行っている。

得意先の増加に伴い、要望は多様化。以前利用していたシステムでは対応しきれず、負荷が高まっていた。2013年秋ごろ、Windows XPの保守終了に伴い当時のシステム会社からシステム入れ替えの提案があり、これがアイルの「アラジンオフィス」に入れ替えるきっかけとなった。専務取締役の箕輪良治氏は、「以前のシステムは、おそらくWindowsのバージョンアップのたびにシステムの入れ替えが必要だった。不安を感じていたところに、アイルの営業担当から個別相談会の案内をもらった」と振り返る。アイルの「アラジンオフィス」は、新たなOSに対応したプログラムを入れることで、OSがバージョンアップしても引き続きの利用が可能。「古くからの顧客企業を大切にする姿勢に、感銘を受けた」と箕輪氏は話す。

導入の決め手

機能面は、以前のシステムは臨機応変にカスタマイズができず、手作業が多くなっていたが、「アラジンオフィス」は要望を加味した柔軟なカスタマイズが可能だった。その上で、見積金額は予想を下回るほどだったという。「成果は倍になったのに、コストは半分になった」と話すのは、経理担当者。さらに、「アイルの担当者は鉄鋼業界の業務をよく理解しており、専門用語なども含め話が通じた」と当時の印象を振り返る。内容と費用のバランス、アイル担当者の業界知識が決め手になり、他社と比較せずにアイルのシステムへの入れ替えを決めたという。

導入の効果

過去のミルシート要求にも、即座に対応可能に。

その後は、同社とアイル担当者とで入念な打ち合わせを重ねた。同社の事務担当のメンバーは、システムをスムーズに入れ替えるべくデータの整備に尽力。その結果、2014年10月にシステムが稼働した。その後は、「ミルシート管理が一番助かっている」と出荷担当の横田郭子氏は話す。品質が重視される昨今、1本や数グラムの注文でも細かくミルシートを求められるという。さらに得意先の要望は多様化しており、「5年前のミルシートが欲しい」など、過去のミルシート要求も珍しくはない。以前は決まって「お時間をいただきます」と断りを入れてから、チャージ番号や素材を調べるなど、探すのに時間が掛かっていた。経理担当者は、「通常業務と平行しながらの途方に暮れる作業で、その間に得意先から催促がくることもあった」と振り返る。

人員を増やさないと対応しきれない状況を、システムの入れ替えが解決した。現在は、システムで商品のロットナンバーごとにミルシートが紐づけられており、検索すればミルシートを容易に発行できる。過去のミルシートも、履歴データから5分も掛からずに出力が可能。品質の問い合わせに、素早く正確に対応できるようになった。横田氏は、「導入当初は大変さもあったが、慣れれば便利さは計り知れない」と話す。

手書きだった加工指示書はシステムから発行し、業務負荷を削減。

工程管理のシステム化も、業務負荷の削減に貢献している。以前は、1つの製品を自社工場と外注加工先で加工する際、それぞれに送る加工指示書に、素材の情報や加工の順序などを記入する手間があった。現在は必要項目が入った加工指示書をシステムから発行するようカスタマイズし、一度入力すれば自社用と外注用を発行できる。いつの受注がどのような工程内容だったかを即座に確認でき、受注が数年間に1度の得意先でも、記憶を頼りに書類を探す必要がなくなった。「以前のシステムは完成品の寸法しか参照できなかった。現在は、加工屋ごとの単価や工程の詳細を全て確認できる」と横田氏。また、「アラジンオフィス」はシステムへの工程入力時に抜けがあるとエラーが出る。箕輪氏は、「加工指示書を手書きしていた際は、途中の工程が抜けていても気づかずに、作り込みのミスが発生していたのを防げるようになった」と話す。

経理業務や在庫管理が正確化。営業活動にもシステムを活用。

同社は、経理業務でのミスの削減や、在庫管理の正確化も実感している。経理業務は、帳票のシステム化により必要なデータを紐づけられ、入力作業が削減された。以前は2人がかりだったが、1人で余裕を持てるようになったという。作業時間が削減され集中力が上がり、「数か月間ミスゼロが続いたときは、システムに感謝した」と経理担当者は話す。

在庫は、それまで手書きの台帳で管理。人的ミスはついて離れず、棚卸時の差異に頭を抱えていたという。徐々にシステム管理に移行しており、現在はシステムでの売上計上と同時に在庫が引き落とされる。横田氏は、「とても楽になり、在庫の整合性が上がった」と実感をこめる。営業担当者が外出先から問い合わせてきても、履歴データからすぐに回答できている。箕輪氏は、「スタッフの在庫への意識が高まった。自分の記憶よりも、普段システムを見ている社歴の浅い事務担当者の方が、在庫状況に詳しい」と話す。

得意先にとってわかりやすいようにと、見積書もカスタマイズにより細かく作りこんだ。さらに、「アイル担当者からの提案で、新規顧客の対応履歴を残せるようにした。現在は、いつどの得意先に何を出したのかが全てわかる」と箕輪氏。営業活動にもシステムを活用できている。

今後の展開

埼玉本社のほか名古屋に営業所を構え、得意先の幅を広げている同社。2007年に開設した名古屋営業所も、本社の売上に追いついてきているという。今後も同社は「アラジンオフィス」を積極的に活用し、業務負荷を抑えながら得意先の要望にも柔軟に対応していく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。