鉄鋼・非鉄業導入事例:冷間圧造用非鉄金属の流通|株式会社ヤシマ様 システム導入事例

鉄鋼・非鉄業向け在庫・販売管理システム導入事例

株式会社ヤシマ様 システム導入事例

複数の手書き処理をシステム化し、業務効率を大幅改善。サポート体制の充実が安心感につながった。

導入の背景

機能面やサポート体制への不満からシステムの入れ替えを検討

株式会社ヤシマは1970年に創業し、主に冷間圧造用鋼線を取り扱っている。創業から約40年「素材供給からのお客様利益の追求」を掲げ、顧客企業の満足度向上に取り組んでいる。

同社が扱っている非鉄冷間圧造用鋼線

システムの入れ替えを検討し始めたのが2007年。機能的に使いづらかったこと、システム会社の本拠地が遠方のためサポート体制が不十分だったことにより、入れ替えの検討を始めた。システム会社の対応自体にも不満を感じていたという。

前システムのサポート体制は、電話かリモート対応がメインで訪問対応はなかった。ハード故障時も望む対応はしてもらえていなかった。システムの機能面でも、商品のデータ分析や実績に関する帳票作成などができず、各社員がエクセルでデータをまとめ直す作業をしていた。業務処理も紙ベースの処理が多く、指示書は3,4枚同じ内容のものを手書きで作成。営業担当者も注文書の処理など、事務的な仕事に時間をとられてしまっており、改善したいと思っていた。しかし、システム会社に相談しても改善のための提案はなく、「システム会社自体に信頼をおけなくなってしまった」。

2007年、株式会社アイルのシステム展示会へ行った際、マンツーマンでシステムの説明をしてもらい、求めていることができそうと感じたのが、システムの入れ替えを検討し始めたきっかけであった。

「打ち合わせを重ねるうちに、この会社は信頼できると感じるようになった」。「システムといえども人対人の部分は非常に大切。信頼できるかどうかは、システム導入にあたって重要な判断ポイントであった」。

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鉄鋼業界に特化したパッケージシステムで特殊な業務管理も可能に

システム選びにおいて決め手となったことは2点。1点目は、鉄鋼業界に特化したパッケージシステムである点。鉄鋼業界は業務管理が特殊なことが多く、業界特有の「員数・重量管理」ができるシステムは少ない。アイルのシステムは鉄鋼業界に特化しており、「員数・重量管理」はパッケージの標準機能となっていた。

2点目は、サポート体制の手厚さである。前システム会社の対応の不十分さから、システム会社のサポート自体に不信感をもっていた。しかし「アイルとやり取りしていると、質問などにも一つひとつ丁寧に受け答えしてくれたため、こんなにも違うものなのかと驚いた」という。 社内にシステム担当者がいる訳ではないので、しっかりとしたサポート体制がある点は大きな決め手となった。

「システムを導入し、稼動に至るまでのサポートもしっかりしていたと感じている。システムの設計段階では、できること・できないことをはっきりと伝えてくれ、できることであればフローチャートなどを使って視覚的にも分かりやすく説明してくれた。 イレギュラーなことが起こった際も、対処法を説明してくれるなど、何かあった際はその都度相談にのってくれるため、とても助かっている」。

導入の効果

手書きの書類を削減。事務作業の簡略化、問い合わせ対応の迅速化を実現

システム導入前は、書類は手書きがほとんどであった上に、同じ内容を複数の書類に書くことが多く、オペレーション担当者に負担がかかっていた。それがなくなったことは、とても効果が大きい。システム導入で営業担当者が受注処理を直接システム上でできるようになり、事務作業が簡略化できた。その分、営業担当者は本来の営業活動に時間を割けるようになった。受発注の処理がスムーズになり、メーカーへの発注もタイムラグなく素早く行なうことができるようになった。また、書類の量が減ったため社員の机の上もきれいになった。それまでは書類を処理するのに時間がかかり、山積みになっていたという。

トレーサビリティという点でも、新システムの効果は大きい。お客様から質問やクレームがあった際、「前回の単価との見比べ」や「注文状況の履歴検索」などが迅速にできるようになった。非鉄金属を主に取り扱っているため、価格の変動が激しい。 見積もり作成などの際は、基本的な情報はリピートし、単価と納期を変更するだけで良くなり、とても便利になった。まだシステムを入れたばかりだが、「データを蓄積していくことで更なる効果が見込めるだろう」

今後の展開

システムを活用し、グローバル社会に対応できる企業へ

システム活用においての今後の展開としては、社員全員が帳票などを出さずにパソコン上のみで確認・処理できるようになればと思っている。無駄な紙は出さず画面上で完結させることで、社内美化・紙代の節約につながるためだ。理想は会社に出社しなくても業務が滞りなく進むようになること。

また、リアルタイムの在庫状況をweb上で特定のお客様が見られるようにするというのも考えてみたいという。自社のみならずお客様にとっても便利になるためだ。

鉄鋼業界も、今まで通りの商売だけでは通用しなくなってきている。日本国内で完結する時代ではなく、グローバル社会に対応していかなければいけない。価格・品質・納期においていかに強化できるかが重要で、この強化はお客様の要望へお応えすることにつながる。特殊なものを扱っているわけではないので、営業力・サポート力を強化することで差別化を図りたいと考えている。そのためにもシステムを上手く活用し、業務効率化ひいては企業力向上を実現していきたいとのことである。

鉄鋼流通業チーム 吉田茂宏
鉄鋼流通業チーム
吉田 茂宏
株式会社ヤシマ 会社概要
会社名:
代表者:
所在地:
設立:
従業員数:
URL:
株式会社ヤシマ
加野 弘
東京都荒川区東日暮里2-27-1
1970年
10名
http://www.yashima-w.co.jp/
株式会社ヤシマ 会社概要
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5000社のユーザー様に直接販売から運用、保守までを一貫して行っているアイルの豊富な知識とノウハウから生まれた、鉄鋼・非鉄業界向け在庫・販売・加工管理システムをご提供しています。鉄鋼・非鉄業界向け在庫管理・販売管理・加工管理に必要な機能をコンパクトにまとめたシステムとなっております。お客様のご要望によって必要な在庫管理・販売管理・加工管理の機能をカスタマイズで加えることも可能です。
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